Na hora de se preparar para a importação, é fundamental entender quais os documentos necessários para agilizar o processo em todas as suas etapas.

É preciso ficar atento. Qualquer problema na documentação necessária pode gerar, além de atrasos, multas e bloqueio de mercadoria.

Hoje, cerca de 84% dos problemas de liberação alfandegária acontecem por conta de erros nos documentos, muitas vezes em dados básicos.

Abaixo, confira as principais etapas do processo, os documentos necessários e meios de evitar problemas na hora da importação:

NCMs

O primeiro passo é a análise administrativa. É neste momento que a estrutura do processo é levantado.

É aqui, por exemplo, que o importador estabelece qual é a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), código que identifica a natureza das mercadorias e estabelece quais são as obrigações legais.

É, em suma, a classificação fiscal da mercadoria que a empresa deseja importar.

Com isso em mãos, é possível entender quais são os outros documentos necessários, como licenças e registros. Por isso, a NCM é um passo tão importante dentro do processo de importação.

Se a importação começa com uma NCM errada, todo o resto pode desandar. Afinal, a etapa de análise administrativa é a base de todo o restante do processo.

“A NCM mostra se aquela mercadoria tem imposto, se é isenta, se exige algum documento específico, se é um produto que entra em tratados comerciais feitos pelo governo”, afirma Carla Biller, branch manager da Pluscargo. “Qualquer erro nesse código compromete todo o processo.”

Caminho fiscal

Tendo estabelecido o NCM, o importador deve ir atrás dos documentos exigidos para aquele tipo de carga.

As exigências acabam sendo variáveis para o que está sendo transportado, alguns, por exemplo, exigem certificados fitossanitário ou de fumigação.

No entanto, alguns documentos são exigidos em maior escala no país: proforma invoice, fatura comercial, packing list ou romaneio, declaração de importação, conhecimento de embarque, certificado de origem e licenciamento de importação.

O proforma invoice inicia o trâmite de importação. É o documento comercial preliminar de venda, antes da entrega das mercadorias, e contém informações como preço unitário; forma de pagamento; valor total; nomes de importador e exportador, incluindo CNPJ;peso bruto e líquido das mercadorias, data e local de entrega; local de embarque e desembarque; dentre outras coisas.

Funciona como um orçamento antes do faturamento da mercadoria. “É uma pré-aprovação, como se fosse uma ordem de compra”, explica Biller, da Pluscargo.

Depois disso, o importador pode emitir a fatura comercial. É um documento contratual que demonstra a operação de compra e venda entre o importador brasileiro e o seu exportador estrangeiro.

Nela, deve conter as informações, inicialmente declaradas na proforma invoice, juntamente com aquelas que confirmam a realização da importação, como frete, termos e condições de venda, etc. A alfândega, com esse documento, irá saber das obrigações fiscais e legais do importador.

Listagem

A partir daí, chega a hora de fazer a packing list, ou romaneio de carga. É um documento de embarque que detalha as mercadorias e todos seus componentes. Com isso, fica mais fácil realizar a identificação de qualquer produto no lote, assim como realizar a conferência por parte da fiscalização.

É preciso detalhar quantidade total de volumes; identificação por ordem numérica; espécie de embalagens, contendo peso líquido, peso bruto, dimensões unitárias e o volume total da carga.

Com isso em mãos, chega a hora do importador emitir a declaração de importação. Com a expedição feita pelo Siscomex, este documento apresenta dados detalhados da carga que está sendo importada.

Nele, há a identificação do importador; informações de carga; classificação da mercadoria; valor aduaneiro; identificação da origem; procedência e aquisição; etc.

Por fim, o processo de listagem e de organização fiscal é concluído com o conhecimento de embarque. Ele define a contratação da operação de transporte internacional e comprova o recebimento da mercadoria.

É como se o recibo, o contrato de entrega e o  comprovante de posse estivessem em um só documento.

Alternativas

Alguns outros documentos são exigidos apenas em casos específicos, mas também são comuns no País.

O certificado de origem, como o próprio nome diz, comprova a origem daquela carga. Este documento é exigido, por exemplo, em cargas que contenham madeira, que precisa ter sido extraída legalmente.

Já o licenciamento de importação serve para aqueles produtos que já existem no País de origem. É preciso justificar o porquê daquilo estar sendo levado para lá, ao invés de usar um produto local.

Cuidados

Para que todos os documentos estejam em ordem, e para evitar dores de cabeça, Carla Biller ressalta algumas atitudes a serem tomadas durante todo o processo de importação.

“É preciso ter uma checklist detalhada não apenas com os documentos básicos, como todos os específicos que são necessários”, disse. “Não dá pra confiar na memória em saber todos os processos”.

“O melhor, para saber todas as particularidades de uma importação, é contratar um agente de carga. É um tipo de segurança ideal para esse tipo de transação”, conclui.