Exportar produtos é um bom negócio. Afinal, aumenta a competitividade da empresa tanto no Brasil quanto no exterior.

Porém, para ingressar na comercialização no exterior, faz-se necessário realizar estudo de mercado e, principalmente, conhecer os seus concorrentes para tomada de decisão da viabilidade de negócio. Com esta de decisão, é imprescindível ter cuidados na hora da exportação e ficar atento aos procedimentos básicos e documentos necessários para evitar dor de cabeça.

Qualquer problema pode colocar entraves e ampliar o tempo de todo o processo.

“Não pode haver erros. Qualquer pequeno problema pode gerar mal estar com o cliente e comprometer a relação comercial, inclusive com a possibilidade de gerar multas, por exemplo”, explica Viviane Campos, manager de exportação marítima da Pluscargo.

Abaixo, confira as principais etapas do processo, os documentos necessários e os meios de evitar problemas na hora da exportação:

Planejamento e regularização

Antes de tudo, planeje-se. A atividade exportadora deve fazer parte da estratégia interna da empresa e estudos profundos devem ser realizados.

Além disso, todos os produtos devem estar adaptados para o mercado que estão sendo destinados. Algo que funciona no Brasil pode não funcionar em outros países, precisando de alterações.

“É preciso fazer um estudo profundo do mercado para o qual você quer exportar. Não dá para fazer isso sem alguma base”, diz Viviane. “É preciso se preparar para internacionalização”.

Também é importante que a empresa esteja regularizada na Receita Federal (RADAR) para usar o Siscomex, sistema que une atividades de registro e controle de operações por meio de fluxo único e computadorizado.

É uma ferramenta básica, oferecida pela Receita, que irá guiar parte dos processos gerais.

Início da exportação

Com a empresa preparada, começa a busca Por todos os documentos e regulamentações necessários.

As exigências são variáveis para o que está sendo transportado — alguns, por exemplo, exigem certificados fitossanitário ou de fumigação (caso o produto seja em madeira), entre outros certificados.

No entanto, alguns documentos são exigidos em maior escala no País: proforma invoice, fatura comercial, packing list, conhecimento de embarque, certificado de origem, DU-E, nota fiscal e contrato de câmbio – além, claro, do já citado registro na Receita Federal.

O proforma invoice inicia o trâmite da exportação. É o documento comercial preliminar de venda, antes do envio das mercadorias, e contém informações como preço unitário; forma de pagamento; valor total; nomes de importador e exportador, incluindo CNPJ; peso bruto e líquido das mercadorias, data e local de entrega; local de embarque e desembarque; dentre outras coisas. É um orçamento antes do faturamento propriamente dito de toda mercadoria.

Embarque do produto

Depois, o exportador precisará se preocupar com os documentos internacionais. São eles que permitirão o trânsito do produto sem problemas, podendo passar por diferentes locais de maneira legal.

Primeiramente, o exportador pode emitir a fatura comercial. Um documento contratual que demonstra a operação de compra e venda entre o exportador e o seu importador.

Nela, deve conter as informações, inicialmente declaradas na proforma invoice, juntamente com aquelas que confirmam a realização da exportação, como frete, termos e condições de venda, etc. A alfândega, com esse documento, irá saber das obrigações fiscais e legais entre o exportador e o importador.

Depois disso, chega a hora de fazer a packing list, ou romaneio de carga. É um documento de embarque que detalha as mercadorias e todos seus componentes. Com isso, fica mais fácil realizar a identificação de qualquer produto no lote, assim como realizar a conferência por parte da fiscalização.

É preciso detalhar quantidade total de volumes; identificação por ordem numérica; espécie de embalagens, contendo peso líquido, peso bruto, dimensões unitárias e o volume total da carga.

Por fim, atente-se ao certificado de origem, geralmente emitido em embarques para países com acordos comerciais com o Brasil. É um documento emitido pelo exportador para que o importador comprove a origem da mercadoria. Além disso, pode trazer habilitação à isenção ou redução do imposto de importação, por conta de disposições previstas em acordos comerciais.

Terras brasileiras

Também é preciso emitir documentos internos, para uso no Brasil. Servem para embarque, cobrança e registro junto aos órgãos do comércio exterior brasileiro.

Após o registro junto a Receita Federal e deferimento do RADAR, sua empresa estará apta a exportar e registrar os seus representantes legais para realizar o trâmite de desembaraço aduaneiro.

Para início do procedimento do registro dos documentos eletrônicos no Siscomex, é preciso ter a nota fiscal. Ela deve acompanhar a mercadoria  no trânsito interno, desde a saída do estabelecimento até a efetiva liberação junto à Receita Federal.

O registro de exportação, que era um documento eletrônico emitido no Siscomex, foi substituído em 2017 pela DU-E (Declaração Única de Exportação). Ela tem a finalidade de registrar a operação para fins de controle governamental na área comercial, fiscal, cambial e aduaneira.

Já o comprovante de exportação, que era o registo oficial de que uma mercadoria teve seu embarque liberado e concluído, com a implementação da DU-E , não se faz mais necessário. Afinal, todas as informações do processo constarão no histórico da própria DU-E.

Por fim, é preciso do contrato de câmbio. É um documento para coleta de informações, emitido pelo banco negociador de câmbio. Ele formaliza a troca de divisa estrangeira por moeda nacional.

Cuidados finais

Para que todos os documentos estejam em ordem, e para evitar contratempos, Viviane Campos ressalta atitudes a serem tomadas durante todo o processo de exportação.

“Antes de tudo, analise o mercado, o seu produto, formação do preço e entenda o impacto no seu negócio. Todos os envolvidos no processo precisam das respectivas habilidades técnicas de conhecimento em sua área de atuação que contribuirão para o sucesso da venda do produto”, afirma Viviane Campos, da Pluscargo.

“Por fim, é sempre importante a empresa cercar-se de especialistas em exportação com expertise em seu segmento para não haver falhas.”